Какво най-често пропускаме при развитието на нов бизнес?

Колкото и невероятно да звучи всеки бизнес, дори и най-малкият има своите бизнес-процеси. В магазина влиза клиент. Поздравяваме го за добре дошъл и го приканваме да се чувства свободен да разгледа и избере. Може би няма да повярвате, но това действие по същество е бизнес-процес.

„Бизнес-процеси“ звучи плашещо за повечето хора, започнали собствен бизнес. Мнозинството от собствениците на малка фирма смятат, че подобно понятие няма как да се отнася за тяхната дейност – то изглежда като нещо, приложимо само в големите организации. Но реално бизнес-процеси има във всеки бизнес, дори в най-малката еднолична фирма.

С това понятие наричаме всяка процедура от няколко поредни стъпки, изпълнявани винаги в определена последователност като част от ежедневната дейност на бизнеса. И, естествено, целта на всяка процедура е постигането на конкретна бизнес-цел.

Сменяме зимни и летни гуми на кола в гуми-център? Първо отхлабваме винтовете, после повдигаме с крик, отвиваме винтовете, сваляме гумите. Слагаме новите. Завинтваме, спускаме криковете и затягаме. Всичко това по същество си е бизнес-процес – последователност от стъпки, които изпълняваме всеки път.

Всеки бизнес има своите бизнес-процеси. Дори продавачът на плодове и зеленчуци изпълнява бизнес-процеси – приветства клиентите си, помага им в избора, измерва теглото на зеленчуците, приема парите и връща ресто, издава касова бележка и я подава. Просто няма бизнес, в който дейността да няма бизнес-процеси.

В общия случай в малките фирми не се замисляме, че е така. Просто ги изпълняваме. Защо го правим?

Фактори

• Ефективността е основната причина за съществуването на бизнес-процесите. Всяка утвърдена поредица от действия в бизнеса преследва една задача: по-доброто използване на ресурсите. Това означава по-малко време, по-малко разход на енергия, по-малко отпадък. Разбира се, ефективността изглежда по различен начин за различните видове дейности.
• Законодателните изисквания също са част от причините, поради които следваме фиксирани бизнес-процеси. Не можем, например, да извършим продажба, без да издадем платежен документ – например касова бележка или фактура.
• Етичните фактори също играят роля за бизнес-процесите. Да поздравим клиента при първия контакт, да почистим собствените си отпадъци след извършен ремонт на уред – това е въпрос на бизнес-етика. Тя може да няма пряк икономически ефект, но е важна, тъй като е свързана с косвени бизнес-ползи: добро име, хубава репутация, реклама „от уста на уста“.

Между дефиницията и импровизацията

Всеки бизнес извършва своята дейност по определен начин – но той може да бъде повече или по-малко дефиниран. Ако един процес е добре определен, всички участници в него знаят какво се очаква от тях.

От друга страна, ако процесът изобщо не е дефиниран, тогава участващите хора импровизират на всяка крачка.

За повечето бизнеси процесите се намират „някъде по средата“ между тези две крайности. Има бизнеси, чиято същност предполага да се импровизира на всяка крачка. В повечето такива случаи няма утвърдена процедура, разчита се на интуицията, опитността, комуникативността. В други бизнеси е немислимо да няма ясна процедура за всяко нещо. Не можем да си представим да влезем в сервиз за техника и да няма ясни и уеднаквени стъпки – изслушване на проблема, създаване на приемо-предавателен документ, вписване на серийни номера, генериране на уникален идентификатор на клиента.

Автоматизация

Ако процедурите са ясни и дефинирани, то много неща, които традиционно се извършват ръчно, могат да бъдат автоматизирани. Това ускорява дейността на фирмата, намалява грешките и позволява да се разраснем, да увеличим мащаба на дейността си.

Например, ако в производството на даден продукт има поредица от стъпки по завиване на гайки, то можем да се обзаведем с машина – гайковерт. Така завиването на гайките ще се случва по-бързо. Ще можем да сглобяваме крайния продукта по-скоростно. Ясно е какво печелим от това – повече готови продукти за ден, повече възможности за продажби, повече приходи.

Устойчивост на бизнеса

Да имаме дефинирани бизнес-процедури – това прави бизнеса по-устойчив пред лицето на различни рискове и заплахи. Например:

• Наемането на нов служител е по-лесно, тъй като предварително е ясен точният набор от умения за дадената позиция;
• Ако някой служител се разболее, при наличието на ясно дефинирани роли и отговорности е по-лесно той да бъде заместен;
• Обучението е по-лесно, тъй като всяка роля е ясна и са дефинирани уменията, които трябва да се владеят.

Но най-вече доброто дефиниране на процедурите ни е необходимо, за да можем да растем. Ако не знаем как се прави нещо, то как бихме могли да правим по-големи обеми от същото нещо?! Няма как малката, но растяща фирма да наеме нови служители и те да работят ефективно, ако само „шефът“ си знае кое как се прави. При подобно положение новите колеги ще се учат на принципа на пробата и грешката. Немалко клиенти може да се окажат недоволни. А това в крайна сметка ограничава приходите и растежа.