Кога идва времето за големи промени в бизнеса?

Когато младият бизнес се разраства органично, назначават се нови служители и се автоматизират все повече задачи, има доста голяма вероятност някой ден да осъмнем с осъзнаването, че вече не работим достатъчно ефективно. Редица консултанти са готови да ни предложат решение – „реинженеринг на бизнес-процесите“. Но дали и кога действително се нуждаем от него?

„Реинженерингът на бизнес-процесите“ най-често означава пълна промяна на начина, по който вършим ежедневната си работа. Нерядко то е вид рестартиране на всяка процедура, повсеместно и на всички нива.

Зле структурираните процеси и времегубещите методи за работа не се появяват изведнъж. По-скоро те се „натрупват“ с времето, с увеличаването на задачите, с нарастване броя на продуктите, с назначаването на повече служители. Растежът неусетно води до усложняване на процедурите. И там някъде при това усложняване се натрупват грешки – ненужни стъпки, които не само не ни помагат да работим по-ефективно, а откровено ни пречат.

Тъй като първоначално грешките не са особено болезнени, те най-често се игнорират. Но един ден стават твърде много. Има ли изход? Да: реинженеринг на бизнес-процесите. Това ще рече цялостна ревизия и преработка на процедурите и практиките в организацията.

Много често понятието се асоциира с внедряването на бизнес-софтуер. И има причини да е така. ИТ решението само по себе си би могли да осигури чудотворно ускоряване и автоматизиране на бизнеса, защото погрешната процедура, дори да се дигитализира, си остава погрешна процедура. Бизнес, който в крайна сметка автоматизира неефективни бизнес-процеси, няма да реализира каквито и да е ползи от автоматизацията. Образно казано, няма как да направим красива и вкусна торта, ако блатовете ни са кисели, глетави или с неправилна форма – какъвто и крем да намажем отгоре, няма да създадем чудесен сладкиш. Добавянето на нова технология към тромави и неефективни процеси няма да доведе до повече ефктивност или по-добра възвръщаемост на инвестициите.

Всяка фирма има нужда от периодичен анализ и „изглаждане“ на своите бизнес процеси. Ето няколко признака, подскзващи кога е време да се впуснем в програма за препроектирането им.

Дейности без добавена стойност

Внимателната и критична оценка на бизнес-процедурите в една организация вероятно ще разкрие няколко, които отговарят на определена корпоративна политика – причината за която може да е отдавна забравена – но не допринасят съществено за бизнес-целите на компанията.

Нерядко има много задачи, които служителите изпълняват, нямайки нищо общо с удовлетворяването на нуждите на клиентите – тоест създаването на продукт с високо качество, доставянето на този продукт на конкурентна цена и предоставяне на отлично обслужване.

Бизнес-процес, който не допринася с очевидна стойност, трябва да бъде променен.

Твърде много етапи

Всеки процес, който изисква множество предаване от един на друг служител и повторно въвеждане на данни в различни системи, трябва да предизвика нашето внимание. Фрагментираният начин на работа е крайно неефективен и в крайна сметка ни бави. Един бизнес ще се затрудни да достави продуктите на клиентите по график, ако процесът на изпълнение на поръчките му е прекалено сложен.

Фрагментирането има и друг недостатък. Води до излишно въвеждане на данни, което създава допълнителни проблеми, когато става въпрос за еднаквостта и целостта на данните. Дублирането на данни натоварва допълнително натоварените системи за съхранение и възпрепятства анализа. Процесите, които водят до подобна сложност, трябва да бъдат рационализирани и преработени, за да се постигне максимална ефективност.

Раздуване на процедурите

Един бизнес процес обикновено е чист и ясно фокусиран в началото. За съжаление почти никой процес не остава в „девствената“ си форма с течение на времето. Оказва се, че доста процедури, някога прости и целенасочени, рано или късно се усложняват. Бизнес, който се оказва затънал в тромави, раздути бизнес-процеси, трябва да започне инициатива за препроектиране на бизнес-процеси.

Трудности при мащабирането

Едно предприятие с бърз растеж постепенно придобива и разнообразни ИТ системи. Това е нормално в стремежа за привличане на нови клиенти и пускане на нови продукти и услуги. Но с добавянето на системи „парче по парче“ някой ден се оказва, че се е изградила сложна и разпокъсана картина от системи и платформи, най-често зле интегрирани и недотам ефективни.

Понякога интегрирането на този „кърпеж“ от различни системи е толкова сложно, че е по-добре да се махне всичко и да се закупи и внедри нова система с всички функции, покриващи всеки аспект на дейността на цялото предприятие. И ето това е подходящ момент за ревизия и реинженеринг на бизнес-процесите.

Дали е дошло време за реинженеринг?

Винаги е добра идея да си направим равносметка на съществуващите бизнес-процеси — особено преди да се заемем с голям нов проект. Ако сме поработили известно време, ако имаме няколко продукта или услуги, различни канали на реализация, разнообразни маркетингови инициативи – то има доста голяма вероятност някои от ключовите процеси да са се усложнили, преплели, да са „натежали“.