Може ли софтуер да „изглади“ бизнеса ни?

Когато човек има малък собствен бизнес, всичко е в главата му – клиентите, поръчките, посетените адреси, забравените инструменти, получените доставки. Когато обаче дойде време да назначи първия си служител, това вече не върши работа. Тогава софтуерът е този, който помага да следим пулса на бизнеса. В последните 20 години пазарът предложи много и различни решения за целта.

Сега, когато вече е ясно, че дори най-малката фирма си има свои бизнес-процеси, не можем да не се запитаме: трябва ли й софтуер, който да отразява тези процеси? Погледът назад във времето сочи, че има програми, които могат да улеснят въпросните процеси – и даже има доста голямо разнообразие от инструменти, които може да са ни от полза.

Едно от първите софтуерни средства за улесняване на бизнеса са счетоводните програми. Осчетоводяването и фактурирането стават хилядократно по-лесно с компютърна програма. Тя пести време, спестява безумно писане, попълване и преписване, но най-вече отразява бизнеса „черно на бяло“.

В търговските организации не много след счетоводните програми идва ред и на складовите. Един миг – едно махване с баркод-четеца – спестява поне 5 минути писане. Автоматично се появяват описанията – продукт, марка, модел, производител, цвят, дата на производство, срок на годност… Подобно удобство се оказва безценно, когато едноличният собственик на фирмата някой ден назначи своя първи служител. Тогава вече няма как да се разчита, че човек знае наизуст стоката в склада си.

Развитието на подобни бизнес-програми закономерно доведе до появата на т. нар. ERP софтуер. Това са мултифункционални инструменти, които автоматизират целия бизнес – и счетоводството, и склада, и профилите на клиентите и др. Най-ценното е, че всички данни са поместени в една и съща централизирана база данни. Всички дейности – счетоводство, складово управление и др. – черпят данни от един „резервоар“. Това свежда до минимум риска от грешки.

С разрастването на дейността наличието на ERP означава, че при назначаването на нови служители всеки във фирмата ще може да работи с един и същ набор от точни данни – и склададжията, и счетоводителят, и търговецът виждат една и съща информация какво има в наличност, какво липсва, какви поръчки са на път. Служителите могат да си извличат съответната информация от системата, за да вършат работата си ефективно и безпогрешно.

Възходът на ERP елиминира въвеждането на едни и същи данни многократно в множество системи. Еднаквостта на информацията е ключова.

От големите до най-малките

Не толкова отдавна имаше само няколко големи ERP доставчика на пазара. Те бяха развили своите компютърни системи за бизнеса благодарение на обслужването на големи предприятия – такива като производителите на автомобили или самолети например (защото в тази дейност се борави с хиляди компоненти, стотици видове материали и цветове, а и служителите са много).

Редица предприемчиви разработчици на софтуер осъзнаха, че подобно удобство е нужно и на други сектори и най-вече и на малките фирми. Какво като са малки, ако боравят с много компоненти, с много материали и суровини? Днес има доставчици на бизнес-софтуер за всяка индустрия, размер и специалност.

Голямото разнообразие от доставчици създаде здравословна конкуренция. „Малките“ имаха коз: техните системи се скрояват „по мярка“ на конкретната фирма, подобно на костюм по поръчка. И макар че големите производители се постараха да наложат принципа на универсалността, в крайна сметка се видя, че всеки бизнес има своите специфики и дори готовият софтуер трябва да го адаптира за конкретните бизнес-процеси. Образно казано, дори скъпият готов костюм има нужда шивач да го адаптира по мярка на клиента.

Процеси и процедури

Изначално ERP софтуерът е предвиден за производствени фирми. Той така и се казва – софтуер за планиране на ресурсите. Производствата имат сходни процедури – получават суровини и материали, съхраняват ги в склад, преработват ги, създават продукт, продават го.

Малко по-различна е картината при бизнесите, които предоставят услуги: почистване на домовете и офисите, ремонт на техника, заснемане на сватби и кръщенета, асистенция за трудноподвижни хора и др. В тези случаи няма склад, суровини, преработка; няма отпадъци, не се експедира продукция. За сметка на това има разговори, съобразяване с индивидуални особености, вежливост. Критериите за добрата работа също са различни. Качеството не може да се измери във вътрешна лаборатория, във всеки конкретен случай то има различни показатели, а е критично за добрия имидж.

Независимо от това доставчиците на подобни силно индивидуализирани услуги също имат своите фиксирани бизнес-процеси. ВиК техникът винаги ще потегля към първия си клиент след поставяне на всички необходими инструменти в кутията за работни пособия. Няма как фотограф и оператор да се върнат от сватбени снимки, без незабавно да подберат няколко красиви кадъра, които веднага да обработят и пратят на щастливото семейство.

За тези специфични дейности също има софтуер, който автоматизира работните процеси и свежда до минимум риска от грешка. За него ще говорим в една от следващите ни дискусии.